O serviço de Conferência está integrado com o serviço de Videoconferência da RNP e usa o protocolo SIP para isso. Para se conectar só seguir os passos abaixo.

Clique no botão "Mais", abaixo da tela de apresentação e escolha a opção "Discagem SIP".

Informe o endereço SIP. Pode ser o número de uma sala da MCU da RNP ou um endereço SIP com, por exemplo: 1-999-123-4567@provider.example.net e clique no botão de discagem para completar a ligação.

Uma vez conectado, o áudio e o vídeo da MCU aparece como uma câmera da Conferência.

Para acessar uma reunião é necessário ter o endereço da sala.

Existem 4 formas de entrar em uma reunião:

• Pela federação CAFe - Sua instituição precisa ter aderido a CAFe e o acesso liberado no serviço de conferência web;

• Conta local - É uma conta cadastrada na base local do serviço.

• Redes Sociais - Google e Facebook; (Verificar limitações, item 3).

• Convidado - Não é necessário se autenticar, basta informar o nome e e-mail. Utilizado apenas para entrar em conferências.

Acessando via CAFe

Acesse o endereço da reunião e clique em "Entrar" na seção do acesso federado, conforme imagem abaixo.

Acessando via Conta Local

Selecione a opção "Minha conta não é federada", após isso digite o seu login e senha.

Acessando via Rede Sociais

Basta clicar no ícone da rede social selecionada e seguir o processo de autorização de cada serviço.

Acessando como Convidado

Basta informar o seu nome e sobrenome na opção "Não tenho uma conta" e aguardar a aprovação por parte do moderador da sala.

Moderador enviar mensagem para usuários que aguardam aprovação

Ao solicitar acesso em uma reunião, o usuário fica aguardando aprovação da moderação. O moderador pode deixar uma mensagem para estes usuários. Para isso, basta apertar na parte de "Convidados" na opção "Aguardando" e escrever a mensagem.

Acesse: "Preferências dos Sistema"

Selecione a opção “Segurança e Privacidade” > depois "Screen Recording" e selecione o Google Chrome.

Feche e abra o browser novamente.

Após carregar a música da sua escolha, uma aba de gerenciamento de áudio será aberta.

Para desativar o áudio, basta seguir os passos de ativação e clicar em desativar player de áudio.

Você pode compartilhar vídeos de serviços externos diretamente na sala de conferência,

Clique no botão "Ações" depois em "Compartilhar um vídeo externo".

Na janela que abrir, basta inserir o link do vídeo e clicar em "Compartilhar Vídeo".

Para retirar o vídeo, basta seguir o mesmo caminho da primeira imagem e selecionar a opção "Parar de compartilhar vídeo externo".

Para iniciar uma gravação, basta clicar no botão "Iniciar gravação" no topo da tela.

Será apresentado a você uma caixa para confirmar o início da gravação, além de explicar que caso clique novamente no botão, a gravação será pausada. Clique em "Sim" para iniciar a gravação.

Será apresentado na parte superior da tela a mensagem: "Essa reunião está sendo gravada", além de ficar explicito no botão de iniciar gravação o tempo decorrido da gravação.

Caso queira parar a gravação, clique no botão de gravação e novamente será exibido uma caixa de diálogo questionando se você tem certeza que deseja pausar. Para pausar, clique clique em "Sim".

Será exibido no canto superior direito a mensagem "Esta reunião não está mais sendo gravada".

Permissão de gravação em massa

Procedimento:

Usuários federados podem receber permissão de gravação em massa mediante solicitação de um dos contatos técnicos responsáveis pela CAFe na instituição.

Para realizar o procedimento, o IDP deve disponibilizar um dos seguintes atributos no esquema, populados com "employee" ou "staff":

• brEduPerson-brEduAffiliationType

• eduPerson-eduPersonAffiliation

Exemplo de um usuário sem permissão.

Exemplo de um usuário com permissão.

Caso queira ter uma discussão com mais debates, várias linhas de discussão, e se utilizar de muitas notas para anotações, utilize o recurso "Abrir múltiplas notas" situado no botão "Mais".

Essa opção irá substituir a apresentação por várias janelas de notas para texto. Você pode ter até 6 notas abertas de uma vez.

O moderador pode verificar a qualidade de conexão dos participantes da sala em caso de degradação de conectividade.

Basta ir na botão "Status de conexão" no canto superior direito da tela que irá aparecer no centro da tela a lista de usuários que possam estar com problemas na conexão.

Uma janela com os usuário que tiveram algum problema de conexão se abrirá.

Caso nenhum usuário esteja com problemas na conexão, também será informado.

Para iniciar o cronômetro basta clica no botão “Ações” (+) em seguida escolher a opção "Ativar cronômetro". No canto superior esquerdo aparecerá o cronômetro, ao clicar, poderá inicia-lo ou escolher a opção temporizador e escolher o tempo regressivo.

No exemplo abaixo a opção escolhida é a do temporizador e foi colocado um tempo regressivo de 01:30. Após esse tempo será tocado um alarme para todos os participantes da sala.

Os demais usuários da sala podem acompanhar o cronômetro pelo relógio que surge no lado direito da tela.

O apresentador pode realizar as modificações no layout conforme desejar. Para que os demais usuários acompanhem as modificações, basta o apresentador clica no botão “Ações” (+) em seguida escolhe a opção “layout” em seguida escolha o layout que desejar, feito isso todos os participantes da sala receberam automaticamente as modificações.

Os layouts possíveis são:

• Layout personalizado

Você pode optar por mudar a proporção de área ocupada entre as imagens de webcam e a apresentação de slides. Para isso, posicione o mouse entre a imagem de webcam e a apresentação. Uma linha horizontal ficará evidente na tela. Com o cursor do mouse posicionado sobre essa linha, clique e arraste-a para cima e para baixo até encontrar a proporção que desejar.

• Layout inteligente

O layout inteligente distribui automaticamente as dimensões do conteúdo e câmeras, dispondo as câmeras sobre ou ao lado do conteúdo.

• Layout foco na apresentação

Consiste em deslocar a câmera para o canto inferior à esquerda e deixar a apresentação em destaque.

• Layout foco no video

Consiste em deixar a apresentação no canto inferior à esquerda e destacar a câmera do usuário.

O apresentador aperta no nome que aparece na câmera que ele deseja focar, seleciona a opção "focar", caso esteja ativado a opção de acompanhar o layout do apresentador, será reproduzido para todos da sala.

A enquete é um recurso que permite ao apresentador ter respostas para questões específicas dos usuários de forma interativa. Para isso, clique no botão "Mais" e em "Iniciar enquete":

Uma caixa com um espaço para fazer a pergunta e algumas opções será aberta para o apresentador, que poderá utilizar algumas enquetes automáticas ou personalizar as respostas de acordo com sua escolha:

Caso selecione uma das opções, automaticamente tocará um som para os participantes e no canto inferior direito aparecerá os botões com a resposta para que ele escolha:

Para o apresentador fica o registro de todas as respostas que tiverem interação:

Caso queira, você pode publicar o resultado final da enquete para todos os participantes clicando no botão "Publicar resultados da enquete". Será apresentado na parte inferior direita da apresentação os percentuais gerais das respostas e no bate-papo.

Nota: A enquete só transmite as respostas, a pergunta deve ser realizada pelo apresentador, ou exibida mediante um slide específico.

Todo participante pode definir uma reação.

Basta apertar em seu próprio nome e selecionar a opção "Definir reação" e irá aparecer os emojis de reação.

Depois de selecionar um emoji, este será colocado no ícone do usuário na lista de participantes.

Para sair da reunião, basta dar um clique no botão "Sair", localizado entre o botão de status de conexão e "Opções" (3 pontos) no canto superior direito da sala. Uma mensagem será exibida informando que você saiu da conferência.

Como apresentador, você tem permissão para carregar qualquer documento do Office ou arquivo PDF, de até 30MB e 200 páginas. Para melhores resultados, é recomendado o formato PDF. Para iniciar o compartilhamento, clique no botão "Mais" , circulado em vermelho, e escolha a opção "Gerenciar apresentações", em verde.

Uma nova janela será apresentada com as opções de carregamento do arquivo. É possível enviar vários arquivos para upload, basta arrastar o arquivo para a caixa tracejada ou clicar em "ou procure arquivos", destacado em azul, para navegar em seu computador para encontrar o arquivo.

Quando vincular os arquivos nessa tela, 3 botões ficarão ativos, destacados em vermelho. A apresentação selecionada será a apresentada.

• A. Por default o botão vem ativo para não permitir download da apresentação. Caso queria permitir basta clicar e ele concederá a permissão.

• B. A opção que estiver marcada será a apresentação que será iniciada, e, caso queira alterar para a outra, basta clicar novamente no botão "Mais" e escolha a opção "Gerenciar apresentações", selecionando na tela de opções a apresentação que deseja exibir.

• C. Exclui a apresentação.

Agora basta clicar no botão "enviar" que o sistema irá converter o arquivo para compatibilizar com o ambiente da sala, e, em seguida, irá apresentar diretamente para todos os participantes a apresentação.

Também é possível selecionar outra apresentação que desejar apresentar, depois de ter carregado-a na plataforma, no botão "Mais".

Para compartilhar a tela clique no botão ao lado da webcam e escolha a forma de compartilhamento que desejar.

Existem várias opções para o compartilhamento

• A tela inteira: Compartilha todas as informações que forem transmitidas na tela que for escolhida.

• Janela do aplicativo: Nessa opção, somente a janela específica de algum programa/aplicativo será mostrado para todos os participantes. Nesse formato, ninguém poderá ver outras informações que forem exibidas em sua tela.

• Guia do Navegador: Aqui será possível compartilhar uma aba específica do navegador. Nesse formato, ninguém poderá ver outras informações que forem exibidas em sua tela.

Quando iniciar o compartilhamento, na parte inferior de sua tela irá aparecer a mensagem:

Para parar o compartilhamento, basta clicar no botão "Interromper compartilhamento" nessa barra ou no mesmo botão onde foi iniciado.

Algumas funções no serviço de conferência web elas estão disponíveis apenas para apresentadores. Para tornar se apresentador, você deve ser o moderador da sala ou o moderador te promove a "Apresentador".

Quando um usuário for promovido a apresentador, ao lado do nome do participante aparecerá uma pequena caixinha no canto superior indicando a permissão conforme imagem à seguir:

Depois que você se torna apresentador, possuirá diversas permissões.

1. Botão Ações: Aqui terá opções de acompanhar layout do apresentador, abrir múltiplas notas, carregar apresentação, realizar enquetes, entre outras funções.

2. Barra de slides: possui o controle de zoom da apresentação, controle dos slides que estão sendo apresentados

3. Botões de controle multimídia: microfone, desativar áudio, compartilhar webcam e compartilhar tela.

4. Ferramentas de painel: Nesta barra o usuário encontrará ferramentas para destacar as informações nas apresentações, como caneta, formas geométricas e texto, além de poder controlar a espessura e cor desses indicadores e iniciar o modo multiusuário.

5. Estilos de Texto; Algumas opções de estilo de texto na utilização do quadro branco.

Os próximos itens do manual descrevem um pouco mais sobre as funções.

Ativando a webcam

Caso não tenha nenhuma restrição por parte dos moderadores, é possível usar sua webcam em uma sala de conferência, clique no botão "Compartilhar webcam" localizado na parte inferior da tela.

As permissões de uso da câmera serão solicitadas pelo navegador, clique em permitir e prossiga, o modelo da notificação pode variar de acordo com o navegador utilizado.

Após permitir, basta selecionar a câmera que deseja utilizar e clicar em "Iniciar"

Pronto, a sua câmera está habilitada!

Fundo virtual

Para utilizar a funcionalidade de fundos virtuais, basta selecionar um dos efeitos mostrados na janela de opções da webcam. Você pode escolher a imagem do fundo de tela de sua preferência, basta acessar o quadrante com o símbolo de adição (+) e selecionar a imagem desejada.

Ativando múltiplas câmeras

Essa função permite que possa ser utilizada duas ou mais câmeras que estejam disponíveis no computador do usuário. Para usar essa função basta seguir os passos já descritos acima e na tela de "Opções da webcam" na listagem das webcams basta escolher a próxima câmera a abrir e clicar em iniciar.

Pronto! Agora você ativou as câmeras disponíveis.

Abrindo câmera em nova janela

A opção de abrir a câmera de determinado usuário em uma nova janela fica no canto direito da imagem da câmera do usuário.

Basta selecionar a opção que a nova janela abrirá automaticamente.

Paginação de câmeras

Serão apresentadas até 12 câmeras numa mesma página, caso tenha uma quantidade maior de câmeras ligadas, elas serão paginadas. Com o auxílio das setas, será possível visualizar todos os participantes que estiverem com suas câmeras ligadas.

Limite de câmeras

Com o intuito de proporcionar uma experiência mais fluida durante as sessões realizadas através da Conferência Web, as salas do serviço são configuradas de modo a limitar o número de câmeras exibidas de acordo com o número de usuários presentes na sala.

Recomenda-se, portanto, que, conforme o número de participantes aumenta em uma sessão, reduza-se o número de câmeras em uso. Essa prática é considerada vantajosa, pois permite que usuários conectados através de redes de baixa velocidade ou utilizando dispositivos com memória RAM limitada possam acompanhar o evento sem dificuldades técnicas.

Independentemente do número total de usuários em uma sala, é possível ativar simultaneamente, no máximo, 60 câmeras. Essa limitação se aplica tanto a acessos por dispositivos móveis quanto a acessos por computadores.

A seguir, apresentamos a especificação da relação entre o número de participantes e o número de câmeras exibidas por página, ou seja, na mesma tela.

Para encerrar a sessão para todos os participantes, o moderador clica nos três pontos, localizado no canto direito da tela e seleciona a opção "Encerrar sessão"

Um aviso de que todos os participantes serão desconectados surge e para concluir o encerramento, basta clicar em "Sim".

No Conferência web você pode ativar a funcionalidade de Quadro em branco durante uma videoconferência e interagir com ele de modo individual ou colaborativo.

Para usar a funcionalidade, primeiro você precisa ter a função de apresentador(a) atribuída a você.

Por padrão, toda sala de web conferência do Conferência Web exibe uma apresentação de slides quando iniciada. Para navegar entre os slides e chegar na página branca, utilize as setas logo abaixo da apresentação:

Na lateral direita da tela, você encontrará um menu com diversas ferramentas de criação, que permitem, por exemplo, adicionar texto, formas geométricas e desenhos livres, para ativar qualquer uma das ferramentas de interação, clique sobre ela.

Para facilitar a identificação de qual ferramenta está ativa, o cursor do seu mouse assumirá o ícone dela, exibindo uma letra 'T' quando for a ferramenta de caixa de texto, um lápis quando for a ferramenta de desenho livre e assim por diante.

A ferramenta 'Mover' (mãozinha) permite que você arraste o slide na direção que desejar, caso este esteja utilizando algum nível de zoom para ampliar sua visualização de modo detalhado.

Para usar a ferramenta de Texto, clique no T cursor do mouse e depois clique em Estilos, vai abrir uma aba com várias opções.

• Cor

• Preencher

• Traço

• Tamanho

• Fonte

• Alinhamento

Você também pode convidar mais pessoas para interagirem em cima da apresentação. Para isso, basta ativar o modo 'Multiusuário'

A ferramenta 'Desfazer anotação' apaga a última anotação/desenho de cada usuário(a), cada vez que utilizada. Já a ferramenta 'Limpar todas as anotações' apaga todas as intervenções da cada pessoa. Ambas apagam apenas as interações de cada usuário(a) que as acionar, ou seja: nenhuma pessoa consegue apagar intervenções feitas por outra.

Se preferir fazer upload do seu próprio quadro em branco, acesse o artigo 'Apresentação de slides', ao final desta página, para conferir o passo a passo.

À esquerda da tela, temos a lista de usuários, que são os participantes da reunião. Como moderador é possível gerenciar as permissões deles, de forma global, ou um por um.

Para gerenciar um único participante, clique uma vez sobre o seu nome ou ícone para aparecerem as opções.

• Bate-papo: Inicia um chat privado com o participante. Esse novo chat será apresentado logo abaixo de Bate-papo público;

• Silenciar usuário: Silencia o microfone do participante. Essa opção ainda permite que o participante clique novamente no ícone de seu microfone para voltar a falar.

• Quadro Branco: Permite que o usuário tenha acesso ao quadro branco.

• Tornar apresentador: Permite que o participante se utilize da janela de apresentações para compartilhar conteúdos;

• Promover para moderador: Concede permissões de moderador para o participante.

• Remover usuário: Remove o participante da sala.

Para gerenciar usuários e permissões globais para todos os participantes, clique no ícone de engrenagem logo acima de seu nome para exibir as opções.

• Colocar todos em mudo: silencia todos os participantes da sala.

• Colocar todos em mudo, exceto o apresentador: silencia todos os participantes da sala, menos o apresentador.

• Restringir participantes: controla as ações que todos os participantes poderão realizar na sala.

• Política de convidados: permite ao moderador o controle de acesso à conferência.

• Salvar nomes dos participantes: gera uma lista de texto simples com o nome de todos os participantes que está na lista de usuários que estão na conferência naquele momento.

• Limpar todos os ícones de status: limpa o status de todos os participantes (status são as ações como "Levantar a mão" que os participantes enviam através de ícones.

• Criar salas de apoio: cria salas de apoio dentro da conferência

• Painel analítico: Agora o moderador da sala, além de acompanhar as interações totais dos participantes, terá essa análise em forma de linha do tempo, com indicação de pontuações conforme o nível de participação de cada usuário.

Restringir participantes:

Este recurso é de uso do moderador. Nesta janela, por padrão, todos os recursos da sala a nível de usuário estão liberados.

Abaixo o que ocorre quando o status de alguma função está Bloqueado

• Compartilhar webcam: os usuários não ativam sua webcam

• Ver webcam de outros participante: os usuários não veem as câmeras de quem possa estar ativa.

• Compartilhar microfone: os usuários não conseguem ativar o microfone, ficam apenas no modo ouvinte.

• Enviar mensagem pública: os usuários não poderão enviar mensagens no bate papo público.

• Enviar mensagem privada: os usuários não poderão enviar mensagens no bate papo privado.

• Editar notas compartilhadas: os usuários não editam as notas compartilhadas

• Veja outros participantes na lista usuários: os usuários não vêem a lista de usuários na sala.

Política de convidados

Função disponível para: Administrador/Moderador.

Utilidade: permite o controle de entrada na conferência.

Como utilizar: ao iniciar uma conferência por padrão está habilitado “Perguntar ao moderador”, ou seja, qualquer pessoa que tiver o link da conferência e tentar entrar aparecerá aos administradores/moderadores um item chamado “Aguardando” e ao lado a quantidade de pessoas que estão aguardando a aprovação/reprovação de entrada na conferência.

Para modificar novamente a política de convidados clicar no botão "Gerenciar usuários" (engrenagem) e escolher a política de convidados

Salas de Grupo individual

Após encerrar uma sessão, é possível fazer o download da Lista de participantes. Para isso, faça o login e acesse seu perfil. No menu lateral, selecione "Gravações e Histórico" na tela seguinte irão aparecer todo o histórico da sua sala privada.

As reuniões serão listadas a baixo, basta clicar no ícone Download que as opções, lista de participantes e notas da conferência serão apresentadas, escolha o arquivo que deseja que será automaticamente salvo.

O arquivo tem as seguintes informações:

Salas de grupo (antiga comunidade)

Para fazer o download da lista de participantes de uma sessão que ocorreu em uma sala de grupo, basta clicar no painel lateral "Salas de grupo", escolher a sala de grupo que deseja caso tenha mais que uma.

Clique no campo "Gravações e Histórico"

Uma lista das informações será mostrada, clique na setinha para baixo que as opções "lista de participantes e Notas da conferência" serão apresentadas, basta escolher qual arquivo e realizar o download.

No menu localizado no lado esquerdo tem a opção "Notas compartilhadas" que permite a anotação de múltiplos usuários.

O usuário que desejar salvar as notas compartilhadas pode clicar no símbolo de download e selecionar o formato que deseja exportar.

Essa opção permite separar todos os participantes em grupos para pequenas discussões específicas em cada sala. Você pode criar até 16 salas de discussão.

Ao clicar na opção, é apresentado uma caixa de opções para gerenciamento dessas salas:

• Número de salas: Você pode selecionar o número de salas que serão criadas. A quantidade pode variar de 2 até 16.

• Duração: O tempo que a discussão será realizada. Assim que o tempo termina, todas as salas são desfeitas automaticamente e os participantes retornam para a sala principal;

• Atribuir aleatoriamente: Atribui os participantes às salas de apoio aleatoriamente. Você também pode atribuir os participantes clicando no nome de cada um e arrastando para a sala específica nos painéis abaixo.

• Permitir que os usuários escolham uma sala de apoio para entrar: Caso essa opção esteja marcada aparecerá para o participante uma opção para escolher em qual sala ele entrará.

Quando a sala de apoio é criada, aparece essa opção para cada participante. Oriente para que todos cliquem no botão "Entrar".

Para o moderador, ele terá acesso a qualquer uma das salas, além de poder encerrar todas as salas de apoio quando quiser.

Caso algum dos participantes tenha problemas com sua conexão e saia da sala de apoio, ao retornar, ele poderá ser reinserido pelo moderador. Para isso, basta seguir o mesmo caminho para iniciar as salas, clicando no botão de Gerenciar usuários e selecionar a opção "Convite para sala de apoio".

Basta arrastar o participante para a sala que o moderador quer que ele seja inserido e clicar em "Convidar".

Para incrementar o tempo, basta entrar no espaço "Salas de Apoio", clicar no + ao lado da Duração.

Por fim, coloque o tempo que deseja incrementar nas salas de apoio e clique em "estender".